Sommaire
Le conseil d’administration d’une structure (association, entreprise, organisme public…) vise à gérer les affaires courantes de celle-ci. Se tiennent alors des réunions formalisées destinées à aborder des sujets préalablement définis et donnant lieu à des délibérations. Plusieurs pratiques, obligatoires ou non, permettent de procéder à des réunions efficaces constituées d’échanges constructifs.
Préparation de la réunion
Tout d’abord, il convient de rappeler que le professionnalisme et l’efficacité de la réunion passent par un travail préparatoire rigoureux. Il est par conséquent obligatoire de procéder à une convocation officielle des membres du conseil d’administration pour pouvoir planifier une réunion. Pour ce faire, le document formel de la convocation doit être rédigé et transmis à tous les membres du conseil. Généralement établie par le président, cette convocation comprend les informations logistiques (date, heure, lieu) ainsi que l’ordre du jour de la réunion à venir, explique Goudsmit Tang Management.
Les événements prévisibles et/ou saisonniers sont à prendre en compte dans l’organisation des réunions. Il est par exemple vivement conseillé de faire un point sur la situation de la structure (finances, organisation…) avant une campagne de recrutement ou le lancement d’un nouveau produit. Certaines périodes sont également à éviter pour fixer les réunions du conseil d’administration, comme celles des vacances hivernales synonymes de prises de congé.
A l’approche du jour de la réunion, les documents nécessaires (Ex : pour un recrutement, la fiche de poste) doivent être envoyés aux membres du conseil. Chacun des membres doit pouvoir, indépendamment de son planning, être en mesure de les consulter suffisamment à l’avance. Ces documents doivent donc être communiqués dans un délai jugé convenable.
L’importance de l’ordre du jour
Élément essentiel de la convocation, l’ordre du jour fixe de façon officielle et structurée les différents sujets qui seront traités au cours de la réunion. Il se présente donc sous la forme d’une liste numérotée chronologiquement, ce qui fournit le fil conducteur à suivre pendant la réunion. Pour un peu plus de précisions, les intitulés de chaque sujet à traiter peuvent être accompagnés d’une très brève description et du nom de la, ou des personnes ayant prévu de présenter ce sujet.
Déroulement
Une fois la réunion officiellement commencée, une fiche de présence à compléter peut être transmise à l’ensemble des membres de l’assistance. Indiquer la présence ou l’absence des membres aux réunions du conseil permet un suivi de leur assiduité. C’est aussi un moyen de connaître le nombre et l’identité des membres ayant eu directement l’information et ayant participé aux votes de délibération.
La réunion se tient en suivant la liste chronologique des sujets indiqués sur l’ordre du jour. Au fil de celle-ci, le secrétaire de séance note les points les plus importants afin de les retranscrire dans un compte-rendu, le procès-verbal. Transmis par la suite à tous les membres du conseil d’administration, ce document atteste du déroulement effectif de la réunion et des décisions prises. Ainsi, grâce au procès-verbal, même les membres n’ayant pas été présents lors de la réunion peuvent connaître les points de discussion et les délibérations.
La connaissance préalable de l’ordre du jour est indispensable pour comprendre les orientations de la réunion et les aspects de la structure qui seront évoqués en priorité. Ce suivi, structure la réunion sans la rendre linéaire. En effet, le président gère la prise de parole et le timing afin de permettre à chacun de faire part de ses idées, son accord ou désaccord. La réunion du conseil d’administration est donc rythmée par l’intervention de ses différents membres, avec par exemple la présentation d’une motion puis sa délibération.
Un censeur peut également prendre part aux échanges en apportant de l’information complémentaire, comme des connaissances précises en matière économique et juridique.
Une fois tous les sujets traités, la réunion peut, avant de se clore, consacrer un temps dédié aux questions diverses. Cette session sera l’occasion d’éclaircir certains points, résoudre d’éventuelles incompréhensions ou apporter des pistes à développer au cours de la prochaine réunion.